QR-Rechnung

Unter QR-Rechnungseinstellungen konfigurierst du die automatische Generierung von Schweizer QR-Rechnungen für Banküberweisungen sowie die IBAN-Angaben deiner Organisation.

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Navigation: Admin → Grundeinstellungen → Zahlungsdaten → QR-Rechnungseinstellungen

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Die IBAN-Felder werden nur für Schweizer Plattformen (de_CH) mit aktiviertem Checkout bzw. für den Smart-Plattformtyp angezeigt.

So funktioniert die QR-Rechnungsfunktion

Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Banküberweisungen (Nachfolger des Einzahlungsscheins). Soulclick generiert QR-Rechnungen automatisch als PDF: unabhängig vom gewählten Payment-Anbieter (Stripe, Datatrans). Die QR-Rechnungsfunktion läuft direkt über die Soulclick-Plattform.

Ablauf im Detail

1. Spender:in wählt Banküberweisung im Spendenformular oder Shop-Checkout.
2. Soulclick erstellt die QR-Rechnung automatisch als PDF mit allen Zahlungsinformationen (Betrag, IBAN/QR-IBAN, Referenznummer, Empfängerdaten).
3. Die QR-Rechnung wird per E-Mail als Anhang an die Spenderin oder den Spender versendet: zusammen mit der Spendenbestätigung.
4. Spender:in scannt den QR-Code mit der E-Banking-App oder dem QR-Leser und bestätigt die Zahlung in der Bank-App.
5. Bei wiederkehrenden Spenden werden QR-Rechnungen automatisch zum jeweiligen Fälligkeitsdatum generiert und versendet.

Der QR-Code auf der Rechnung enthält alle Zahlungsinformationen: die Spender:innen müssen nichts manuell eintippen.

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Die QR-Rechnungsfunktion ist komplett unabhängig vom Payment-Anbieter (Stripe, Datatrans). Sie betrifft ausschliesslich die Zahlungsart «Banküberweisung» und läuft direkt über Soulclick.

Bankverbindung

QR-IBAN vs. IBAN: Was ist der Unterschied?

Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, die von deiner Bank für QR-Rechnungen mit Referenznummer ausgestellt wird. Sie beginnt ebenfalls mit CH oder LI, hat aber eine sogenannte QR-IID (Institutionsidentifikation im Bereich 30000-31999).

• QR-IBAN → wird verwendet, wenn die Option Referenznummer verwenden aktiviert ist. Die Referenznummer ermöglicht die automatische Zuordnung eingehender Zahlungen.
• IBAN → wird verwendet, wenn statt einer Referenznummer ein benutzerdefinierter Text oder der Spendenzweck auf der QR-Rechnung erscheinen soll.

Soulclick wählt automatisch die richtige IBAN basierend auf deiner Konfiguration.

Wo finde ich meine QR-IBAN?

Die QR-IBAN findest du an folgenden Stellen:

1. E-Banking: Die meisten Schweizer Banken zeigen die QR-IBAN in den Kontodetails oder unter einem separaten Menüpunkt «QR-Rechnung» / «Zahlungseingänge» an.
2. Kontoauszug: Einige Banken drucken die QR-IBAN auf dem Kontoauszug.
3. Direkt bei deiner Bank anfragen: Falls du die QR-IBAN nicht findest, kontaktiere deine Bank. Nicht alle Konten haben automatisch eine QR-IBAN; bei einigen Banken muss sie zuerst aktiviert werden.

QR-IBAN in Soulclick hinterlegen

1. Gehe zu Admin → Grundeinstellungen → Zahlungsdaten → QR-Rechnungseinstellungen.
2. Trage deine QR-IBAN im Feld QR-IBAN ein.
3. Optional: Trage zusätzlich deine Standard-IBAN im Feld IBAN ein (benötigt, wenn du keine Referenznummer verwenden möchtest).
4. Speichere die Einstellungen.

Soulclick validiert die eingegebene QR-IBAN automatisch. Falls die IBAN ungültig ist oder keine gültige QR-IID enthält, erhältst du eine Fehlermeldung.

Referenz und Inhalt

QR-Referenznummer

Die QR-Referenznummer wird vom Soulclick-System anhand der Spendennummer automatisch erstellt. Die Spendennummer wird folgendermassen berechnet:

Vierstellige Zahl (+1 für jede Rechnung) + Tag + Monat + Jahr.

Beispiel: 000115102023

• 0001: Vierstellige laufende Nummer
• 15: Tag
• 10: Monat
• 2023: Jahr

Rechnungserstellung überspringen

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Das Aktivieren dieser Option erfordert eine Bestätigung. Der zusätzliche Hinweistext für die Bestätigungs-E-Mail wird unter E-Mail-Einstellungen konfiguriert.

Diese Option ist nützlich, wenn die Rechnungserstellung an ein externes CRM oder Buchhaltungssystem delegiert wird.

Übersetzungen

Der Benutzerdefinierte Text kann pro Sprache übersetzt werden, damit Empfänger:innen den Zusatztext in ihrer Sprache sehen.

QR-IBAN wechseln (z. B. bei Bankwechsel)

Wenn deine Organisation das Bankkonto wechselt, muss die QR-IBAN in Soulclick aktualisiert werden:

1. Neue QR-IBAN bei der neuen Bank beantragen: Frage bei deiner neuen Bank nach der QR-IBAN für dein neues Konto.
2. QR-IBAN in Soulclick ändern: Gehe zu Admin → Grundeinstellungen → Zahlungsdaten → QR-Rechnungseinstellungen und ersetze die alte QR-IBAN durch die neue.
3. Ggf. auch die Standard-IBAN aktualisieren: Falls du auch das IBAN-Feld verwendest, aktualisiere dieses ebenfalls.
4. Speichern: Ab sofort verwenden alle neuen QR-Rechnungen die neue Bankverbindung.

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Bereits versendete QR-Rechnungen behalten die alte IBAN. Stelle sicher, dass das alte Bankkonto noch so lange aktiv bleibt, bis alle offenen QR-Rechnungen beglichen sind.

Auswirkungen auf Online-Zahlungen (Stripe, Datatrans)

Die QR-IBAN in Soulclick betrifft ausschliesslich Banküberweisungen (Zahlungsart «Rechnung»). Die QR-Rechnungsfunktion läuft unabhängig vom Payment-Anbieter direkt über die Soulclick-Plattform.

Kreditkarten-, TWINT-, PostFinance- und andere Online-Zahlungen laufen über den Payment-Anbieter (Stripe oder Datatrans) und werden von dort auf dein Konto ausbezahlt.

Wenn du dein Bankkonto wechselst:

Eine Änderung der QR-IBAN in Soulclick hat keinen Einfluss auf die Auszahlungen deines Payment-Anbieters.