E-Mail Einstellungen
In den E-Mail-Einstellungen von Soulclick könnt ihr festlegen, über welchen Absender automatisch versendete Mails wie Spendenverdankungen oder Newsletter-Bestätigungen verschickt werden. Neben der Standardadresse [email protected] habt ihr die Möglichkeit, euren eigenen Mailserver via OAuth oder SMTP einzubinden. Bei Versandfehlern werdet ihr automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Unter den E-Mail Einstellungen könnt ihr konfigurieren, von welchem Absender von Soulclick automatisch versendete E-Mails (wie z.B. Spendenverdankungen, Newsletter Anmeldebestätigung etc.) verschickt werden.
Ihr habt dazu 3 Möglichkeiten:
1. Standard-Einstellung: via [email protected]
Standardmässig werden die Mails via [email protected] verschickt. Das heisst, eine Spendenverdankung hat dann z.B. den Absender [email protected]. Für diese Einstellung müsst ihr nichts tun, diese ist standardmässig aktiviert.
Wenn ihr das Häkchen bei "Eigenen E-Mail-Server verwenden" setzt, bekommt ihr zwei weitere Optionen:
2. OAuth-Authentifizierung: eigenen E-Mail Server verwenden
Wenn ihr OAuth auf eurem E-Mail-Server konfiguriert habt, könnt ihr eure eigene E-Mail-Adresse hinterlegen. Dies kann der Administrator eurer E-Mail-Adressen einrichten. Eine Anleitung für Microsoft 365 findet ihr hier.
Achtet hier unbedingt auf die Berechtigung Mail.Send
Gebt die Daten ein und drückt auf speichern. Ab diesem Zeitpunkt werden alle E-Mails eurer Soulclick Plattform über eure eigene E-Mail-Adresse verschickt.
3. SMTP: eigenen E-Mail Server verwenden
Ihr könnt die SMTP-Daten eurer eigenen E-Mail-Server hinterlegen. Diese kann der Administrator eurer E-Mail-Adressen beziehen. Gebt die Daten ein und drückt auf speichern. Ab diesem Zeitpunkt werden alle E-Mails eurer Soulclick Plattform über eure eigene E-Mail-Adresse verschickt.
Benachrichtigung bei Fehlern
Sollte der Versand über eure hinterlegte E-Mail-Adresse aus irgendeinem Grund nicht mehr funktionieren, bekommt ihr eine E-Mail-Benachrichtigung auf die E-Mail-Adressen der in Soulclick hinterlegten Nutzer:innen. So werdet ihr sofort gewarnt, wenn ihr die Daten erneuern müsst, weil z.B. das Server-Zertifikat abgelaufen ist.
Gesendete E-Mails im Postausgang (Sent Items)
Wenn ihr Microsoft OAuth verwendet, werden die von Soulclick versendeten E-Mails nicht automatisch im Ordner "Gesendete Elemente" eures E-Mail-Kontos gespeichert. Dies ist eine Einschränkung seitens des E-Mail-Providers (z.B. Microsoft 365) und kein Fehler von Soulclick.
Alle Transaktionen sind jederzeit vollständig im Soulclick Manager einsehbar und nachvollziehbar – inklusive Empfänger:innen, Zeitpunkt und Betrag.
Falls ihr dennoch eine Kopie der versendeten E-Mails in eurem Postfach benötigt, könnt ihr dies über eine Mail Flow Rule (Transportregel) in eurem E-Mail-System einrichten. Die zuständige Person für die Microsoft 365-Administration kann dies wie folgt konfigurieren:
Microsoft 365 Admin Center → Exchange Admin Center → Mail Flow → Rules
- "Add a rule" → "Create a new rule"
- Bedingung: "The sender is" → eure konfigurierte Absender-Adresse
- Aktion: "Bcc the message to" → dieselbe Absender-Adresse
- Regel aktivieren und speichern
Die BCC-Kopien landen im Posteingang (nicht in "Gesendete Elemente"). Mit einer zusätzlichen Inbox-Regel können diese automatisch in einen separaten Ordner verschoben werden.
Offizielle Microsoft-Dokumentation zu Mail Flow Rules:
Mail Flow Rules in Exchange Online:
https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rules
Manage Mail Flow Rules:
https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/manage-mail-flow-rules
Updated about 1 month ago